Agatha for CHI
金沢医療センター様での活用事例

金沢医療センター様は、全国に140の病院をもつ独立行政法人 国立病院機構の一つです。日本三名園の一つである、金沢市の兼六園に隣接し、県立美術館など文化施設が並ぶ自然と文化に恵まれた閑静な地域に建てられています。

金沢医療センター治験管理室は2002年に設置され、現在は30～40本の試験を実施しています。当社は2018年より治験および臨床研究の支援を開始しています。

2023年2月より治験・臨床研究文書管理システムAgatha for CHIを導入いただいており、システム導入から現在に至る経緯について、治験管理室 治験主任　戸水 尚希様にお話をうかがいました。

Agatha for CHIを導入したのは2023年2月ですが、以前より治験関連文書のペーパーレス化に取り組んでおり、導入前の1年間は、1試験のみ試験的にCtDoS2を使用していました。使い勝手もよく、そろそろ全試験に展開しようかと思っていた矢先、CtDoS2の廃止の連絡を受けたのが2022年8月です。その時は驚きましたが、治験業界もペーパーレス・電磁化の流れがあり、その波に乗るためにもシステム活用を継続しようと考え、もし切り替えが難しいようなら紙に戻そう、といったくらいの感覚で、前向きに3社ほど候補先のシステム説明を聞きました。

Agatha for CHI導入後、約1年半が経つ現在は、ほぼ全試験でシステム運用を行っています。

統一書式の作成補助機能があることと、同じ国立病院機構の施設が導入していたことも後押しになりましたが、やはり一番の決め手は、他社と比較して費用対効果が高いということです。例えばアカウント管理一つとっても、試験が始まる前に、課題名や担当者名の入力など準備が必要なのですが、現在、院内と治験依頼者のアカウント数は数十個あり、試験ごとに担当者も異なるため、事前準備だけでも割と手間がかかります。治験の基本情報の登録やユーザーアカウントの紐づけなど管理者業務をお願いできるので、事務局のサポートを含めて、月に1試験1万円は安いのではないでしょうか。またシステムがバージョンアップされた際、手順書の更新も対応してくれるのはありがたいです。何より、操作で分からないことや困ったことがあると、CHIの電磁化推進事務局へメールで問い合わせするのですが、この返信が早くて本当に助かります。

最大の効果は、治験関連文書のファイリング作業工数の削減につながったことです。試験毎に関連書類を保管するキングファイルを準備しているのですが、背表紙に貼り付けた番号を探してファイリングする作業は意外と工数のかかる業務です。システム導入後は、番号を見間違えて別のファイルに保管したり、書類が重なったまま格納したりするミスもなくなりました。

それだけでなくファイリング作業時間が減ったことで、患者さんのスクリーニングなどにかける時間を増やすことができるようになりました。新しい試験の依頼があった際、対象となる患者さんが多ければ選定されやすくなります。丁寧にスクリーニングを行うことで、より具体的かつ正確な情報が収集できる。この時間を確保できるようになったメリットは、とても大きいと思っています。

次に書類の保管スペースです。近年、当院で実施する試験数が増えただけでなく、グローバル試験の増加に伴い15年以上の保管が必要な治験も増え続けているため、書類保管スペースを確保する必要性が増しています。しかし保管庫を必要とするのは、治験管理室だけではありません。院内にはカルテ・処方箋などの紙資料もあり、電子処方箋への移行にも時間がかかるため、院内では紙を保管するスペースがひっ迫している状況です。このままでは外部倉庫を借りなければならないという状況でしたが、賃料がかかる上に、見たいときにすぐ取り出せない、リスト化して管理しなければならないなど不安要素が多く、なるべく避けたいと考えていました。Agatha for CHI導入後は、幸いなことに保管庫の空きスペースが一定に保たれています。

現在は、IRB委員への審査資料の共有にAgatha for CHIを利用する方法を検討しています。これまでは審査資料データを入れたiPadをIRB委員に配付していましたが、Agatha for CHIでの資料共有が実現すれば、システムからの資料閲覧も可能になり、紙やPDF閲覧用のiPad郵送の費用や工数の削減にもつながります。病院全体の効率化のためにも、治験管理室の電磁化・ペーパーレス化で得られた効果を院内にも共有していきたいと考えています。

詳しい資料は以下よりご覧ください。