公表事項及び共同利用

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.個人情報取扱事業者名

シミックヘルスケア・インスティテュート株式会社

2.個人情報の利用目的について

2.1 お客様に関する個人情報

当社は、個人情報を以下にお示しする1)～4)のサービス提供を行う目的で利用します。当社にご提供いただくことは、お客さまのご判断によります。ご提供いただけない場合、サービスの提供に影響することがあります。また、利用者のIPアドレス、クッキー情報や利用者が閲覧したページ等の情報を利用者のブラウザから自動的に受け取り、サーバーに記録しております。
なお、SMO事業に係るお客様個人情報は、治験支援業務（治験コーディネーター業務及び治験事務局業務）を行うためにのみお取り扱いしております。また、業務委受託契約書により利用目的を明示しております。

１）コンタクトセンターのサービス

メディカルコンタクトセンターのDrug Informationでは、本人からの問い合わせの際に、所属、氏名、連絡先（電話番号）の情報を取得し、折り返し連絡を行う際にそれらの情報を利用します。
ヘルスケアコンタクトセンターの医療機器の操作等に関するサポートの場合には、本人からの問い合わせの際に、氏名、連絡先（電話番号）の情報を取得し、折り返し連絡を行う際にそれらの情報を利用します。
薬剤適正使用に関するサポートは、本人からの申し込みの際に、所属、氏名、連絡先（電話番号）の情報を取得し、薬剤の適正使用を保証する情報として利用します。

２）被験者募集のサービス

被験者としての参加希望または参加可能性のある本人からの連絡の際に、本人の同意を得た後、氏名、年齢、性別、連絡先（電話番号）等の情報を取得し、医療機関へ紹介する際に、本人を特定する情報として、それらの情報を利用します。

３）患者サポートプログラムのサービス

患者サポートプログラムへの参加希望があり、個人情報の取り扱いに関する同意を文書にて取得した後、氏名、年齢、性別、連絡先（住所・電話番号）等の情報を取得し、原則次の各号の目的で利用します。

（1）本人に対しお知らせや連絡等をするため
（2）登録情報の削除又は変更を求められた場合の本人確認に利用するため
（3）本サービスの利用状況を集計及び分析するため
（4）本サービスの満足度の調査の実施及び調査結果の分析のため
（5）本サービスに関するお問い合わせ、ご相談及び苦情への対応並びに紛争の解決のため

４）特定保健指導のサービス

依頼者より本人の個人情報として、氏名、年齢、性別、連絡先（電話番号）等の情報を取得し、面談（Webを含む）時及びその後のフォローアップ、並びに依頼者への実績報告を行う際にそれらの情報を利用します。

2.2 採用応募者に関する個人情報

当社は、次の目的にのみ、採用応募者からご提供いただいた個人情報を利用いたします。

採用選考に関する業務のため
採用の場合の入社手続きのため

2.3 従業員に関する個人情報

当社は、従業員個人情報の利用目的については、従業員に対し、別途、公表ないし通知しております。

3.開示等の求めに応じる手続について

3.1 お客様に関する個人情報

1）個人情報の開示

（1）開示請求

個人情報保護法に基づき、当社に対してご本人、法定代理人または任意代理人（以下、「代理人」という）のみが保有個人データの開示を請求することが出来ます。
ご請求に当っては、次の事項についてご承知おき下さい。
－下記、ご請求手続に基づき、お手続きいただく必要があります。
－開示の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供が必要です。
調査の結果、以下に該当する場合は、ご請求の全部または一部について応じられない旨ご回答することとなります。
－ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合

（2）請求手続

受付窓口	〒105-0023　東京都港区芝浦一丁目1番1号　浜松町ビルディングシミックヘルスケア・インスティテュート株式会社窓口　電話：03-6779-8158
受付時間	月曜日～金曜日午前9時より午後5時まで（但し、休祭日、年末年始休日を除く）
請求方法	当社所定の「保有個人情報開示等請求書」に必要事項を記入の上、当社受付窓口あてご郵送下さい。「保有個人情報開示等請求書」は、以下からダウンロードができます。保有個人情報開示等請求書（PDF）
本人確認	受付の際、以下の書類により、ご本人であることを確認させていただきます。（開示等請求書に記載されている開示等請求をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されていることを確認）住民票の写し（必須）と次の書類の中から1点「写し」を添付して下さい。 a) 運転免許証 b) 健康保険の被保険者証　c) 各種年金手帳　d) 各種福祉手帳 e) パスポート　f) 外国人登録証明書（※特別永住者証明書とみなされるもの） g) 外国人登録原票記載事項証明書 h) 住民基本台帳カード　i) 個人番号カード（※個人番号通知カードは不可） (注) 住民票の写しは、開示等請求の前30日以内に作成されたものに限ります。市区町村が発行する公文書であり、その複写物の提出は認められません。ｇ)は提示日現在で発行日から6ヶ月以内のもの、 a)～f)，h)は有効期限内または現在有効なものに限ります。「氏名」、「住所」、「生年月日」何れかの記載が無いものは受付できません。ご提出いただいた本人確認書類については、返却しません。一定期間経過後、当社にて個人情報保護を十分に考慮し破棄させていただきます。お問い合わせ内容の確認のために当社よりご連絡を差し上げる場合があります。
代理人	代理人によるご請求の場合は、「ご本人」に加え、「代理人」の方についても、上記の本人確認書類が必要となります。
代理権確認	代理人によるご請求の場合は、代理権を確認させていただきます。ご本人との関係に応じて、以下の証明書類をご提出下さい。＜法定代理人の場合＞［　親権者　］　戸籍謄本、戸籍抄本等、本人との関係を証する書類［成年後見人／未成年後見人］　登記事項証明書（いずれも開示等請求の前30日以内に作成されたものに限ります。なお、開示等請求をした法定代理人は、開示等請求に係る保有個人情報の開示等を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を当社に届け出なければならない。当該届出があったときは、当該開示等請求は、取り下げられたものとみなす。）［任意代理人］　当社所定の「委任状」 ※委任状は、開示等請求の前30日以内に作成されたものに限ります。委任状は、その複写物の提出は認められません。委任状には、委任者の実印を押印した上で印鑑登録証明書（開示等請求の前30日以内に作成されたものに限ります。写し不可。）または、委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の写しをご提出下さい。

（3）手数料及びその納付方法

郵送による開示をご希望の場合は、1件につき800円の郵便切手（簡易書留・配達証明料金を含む）を同封して下さい。ただし、「郵送によらない開示方法」をご指定の場合は、不要です。また、ご請求の内容が、保有個人データの「内容の訂正等」、「利用停止または消去」、「第三者提供の停止」の場合は、不要です。

（4）開示・不開示等の決定の通知

開示等請求のあった保有個人情報の開示・不開示の決定は、原則として開示等請求受付日から30日以内に行われ、開示・不開示等決定の内容について通知します。
（ただし、30日以内に開示決定等を行うことが事務処理上困難な場合には、30日以内に限り期限を延長する場合等があります。この場合には、その旨を書面で通知します。）

（5）問合せ

本件手続に関するお問合せは、上記受付窓口にて承ります。

2）個人情報の訂正等

（1）訂正等の請求

個人情報保護法に基づき、当社に対してご本人（または代理人の方）が保有個人データの訂正等（訂正・追加・削除・利用停止、消去、第三者提供の停止）を請求することが出来ます。
訂正等は、「当社の保有個人データの内容が事実でない場合」、「不適法な取得や利用又は提供が行われていると思われる場合」に請求できます。但し、以下の場合は、ご請求に応じられませんので、ご了承下さい。
－訂正等に関して、法令の規定により特別の手続が定められている場合
－訂正等を行う事が、当該個人データの利用目的の達成に必要でない場合
ご請求に当っては、次の事項についてご承知おき下さい。
－下記、ご請求手続に基づき、お手続きいただく必要があります。
－開示の対象となる個人データの特定に必要な情報の提供が必要です。

（2）請求手続

上記「3.開示等の求めに応じる手続について」の「3.1 お客様に関する個人情報」「1）個人情報の開示」「（2）請求手続」と同様です。

（3）手数料及びその納付方法

手数料はかかりません。

（4）訂正等の決定の通知

訂正等の請求のあった保有個人情報の訂正等の決定は、原則として訂正等請求受付日から30日以内（訂正等請求の補正等に要した日数は含まれません。）に行われ、訂正等・不訂正等決定の内容について通知します。
（ただし、30歴日以内に訂正等決定等を行うことが事務処理上困難な場合には、30日以内に限り期限を延長する場合等があります。この場合には、その旨を書面で通知します。）

（5）問合せ

本件手続に関するお問合せは、上記受付窓口にて承ります。

なお、SMO事業に係るお客様個人情報には、開示等の対象となる保有個人データはございません。

3.2 従業員に関する個人情報

当社は、当社において保有する従業員個人情報の開示等の請求については、従業員に対し、別途、公表ないし通知しております。

4.個人データの安全管理措置

当社は、以下の通り個人データの安全管理措置を実施しています。

（基本方針の策定）
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針としてシミックグールプ個人情報保護方針及び当社の個人情報保護方針を作成しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）
1）個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
2）個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）
1）個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
2）個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置）
1）個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
2）個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
1）アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
2）個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

5.苦情等の受付窓口について

当社の個人情報の取扱いに関する苦情やお問い合わせについては、下記までお申し出下さい。

受付窓口

〒105-0023　東京都港区芝浦一丁目1番1号　浜松町ビルディング
シミックヘルスケア・インスティテュート株式会社　クオリティ・マネジメント部
TEL:03-6779-8158 / FAX:03-6683-7855

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
一般財団法人日本情報経済社会推進協会　個人情報保護苦情相談室
TEL：03-5860-7565 / 0120-700-779

個人情報の共同利用について

当社は、以下の個人データを共同で利用しています。

1.株式会社日本アルトマークのメディカルデータベースに含まれる個人データ

共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲及び利用する者の利用目的などの詳細については、株式会社日本アルトマークのホームページ（https://www.ultmarc.co.jp/privacy/shared_use/）をご確認ください

当該個人データの管理について責任を有する者の名称
株式会社日本アルトマーク

2.当社が事業活動を遂行する上で知り得た個人データ

共同して利用される個人データの項目
氏名、住所、勤務先情報、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、所属に関する情報、役職・職位、担当業務、資格等
共同して利用する者の範囲
シミックグループ各社*
利用する者の利用目的
（１）当社各事業のサービスの紹介、販売促進等の営業活動及びその準備活動
（２）取引に関する義務の履行及び権利の行使
（３）官公庁等への届出及び報告
（４）上記に関連する事務連絡
当該個人データの管理について責任を有する者の名称
シミックホールディングス株式会社

*「シミックグループ各社」とは、シミックホールディングス株式会社並びにその子会社及び関連会社（こちらをご確認ください。）をいいます。